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学院办公室办事指南
 时间:2009-3-13 发布单位:学院办公室 发布人:
   
一、拟文(表格:电子科技大学中山学院发文稿纸ZSC-JL-XYB-003 ) 
承办单位拟稿,拟稿人签名,在发文稿纸上填写标题、主题词→部门负责人审阅→核稿(以学院名义行文的由院办核稿)→打出清样→主管院领导审阅、签发→编号→重新输清样、校对→打印、装订→下发、上报→存档。 
二、阅文:(表格:电子科技大学中山学院文件处理笺ZSC-JL-XYB-005)
外来文件
贴阅文单、编号→院办负责人→分送院领导→院办负责人→承办单位→院办负责人(→院领导)→存档、归还、销毁。
三、办会: 
1、党委会、院长办公会(表格:1、电子科技大学中山学院党委会议题审议稿纸,2、电子科技大学中山学院院长办公会议题审议稿纸)
收集议题→安排会议议程→通知候会→会场准备→会议记录→会议纪要整理→印发→归档。
2、其他各类会议(表格:会议室使用登记审批表ZSC-JL-XYB-019)
材料物品准备→环境(卫生、标语、花卉)→会场准备(桌椅、会标、茶水、座标、音响、摄影像、记者、会务人员及分工)→报到签名→会务(住房安排、活动安排、场地安排、用餐、参观、接送站陪同人员、纪念品购发、车辆、雨具、返程票、发言、记录、安排侯会)→会场整理→会议资料整理与归档。
四、日常事务处理
任务下达(记录)→院办负责人接受并安排→分工落实→反馈→院办负责人→分管院领导→存档或记录。
五、督办
会议决定、领导指示→填督办单→分工督查→反馈院办负责人→院领导→材料存档、记载。
六、开具介绍信
单位出具介绍信,负责人签字,单位盖章→院办主任审核→院办综合科开具介绍信。
七、印章管理(表格:部门使用学院印章申请表)
1、印章使用:
经办人填写用印事由等→职能部门领导批准→院领导批准→登记→用印。
2、新印章刻制:
机构成立或更名文件→开具新刻印章介绍信→新印章所在单位刻章→收回旧印章→下发启用新印章和停止使用旧印章的通知。
八、合同审阅(表格:电子科技大学中山学院审阅合同登记表ZSC-JL-XYB-024)
经办人填写有关资料→送审单位负责人意见→学院法律顾问初审意见→学院办负责人意见→纪检审计办意见→学院领导意见。
九、宣传品展示(电子科技大学中山学院宣传品展示申请表ZSC-JL-XYB-026)
各单位提出申请→学院办审核内容→后勤管理处意见→制作与悬挂→更换与撤销。


 
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